Les pièges à éviter lorsqu’on choisit ses fournisseurs événementiels
Choisir les bons fournisseurs est l’une des décisions les plus importantes dans la planification d’un événement, qu’il soit corporatif, institutionnel ou privé. Un mauvais choix peut entraîner des retards, des frais inattendus, des frustrations… et parfois même compromettre l’expérience globale.
Voici les principaux pièges à éviter — et comment vous assurer de travailler avec des partenaires fiables, transparents et alignés sur votre vision.
1. Les frais cachés : le piège le plus courant
Certains fournisseurs affichent un prix attractif… puis y ajoutent des extras une fois le contrat signé :
- frais de transport disproportionnés
- frais d’installation et désinstallation non inclus
- frais de dernière minute
- charges additionnelles pour des demandes simples
- suppléments pour un changement d’horaire
Ce qu’il faut faire :
Demander une soumission détaillée, avec tous les frais prévus.
Un fournisseur sérieux explique ses coûts clairement et n’essaie pas de gonfler la facture après coup.
Chez Décora Événements, toutes les soumissions sont transparentes, détaillées et sans surprise.
2. Les délais de réponse trop longs
Un fournisseur ne devrait jamais prendre plusieurs jours pour répondre à une question simple.
Un délai trop long peut indiquer :
- un manque d’organisation
- un trop gros volume de clients
- une équipe débordée
- une communication difficile le jour J
Ce qu’il faut faire :
Observer la rapidité et la qualité des réponses dès le premier contact.
Un bon fournisseur est disponible, clair et constant dans sa communication.
3. Des frais de transport démesurés
Le transport peut rapidement faire exploser un budget. Certains fournisseurs facturent :
- des frais au kilomètre exagérés
- des frais fixes très élevés
- des frais de déplacement pour plusieurs véhicules non nécessaires
Ce qu’il faut faire :
Comparer les tarifs, vérifier la distance, demander une ventilation des coûts.
Décora Événements optimise ses transports pour offrir un prix juste et adapté à la réalité de Québec et des régions.
4. Le manque de flexibilité
Le monde de l’événementiel change vite. Un fournisseur rigide peut devenir un stress supplémentaire.
Les signes d’un manque de flexibilité :
- refus d’adaptation aux contraintes de salle
- incapacité à ajuster des éléments mineurs
- peu de solutions en cas de météo difficile
- pas de plan B
- rigidité sur les heures d’installation
Ce qu’il faut faire :
Choisir une équipe capable d’offrir des alternatives, de s’adapter au lieu et d’ajuster rapidement sans créer de tensions.
5. Les fournisseurs qui sélectionnent uniquement les “gros mandats”
Certains fournisseurs acceptent seulement les projets les plus lucratifs, laissant tomber les petits ou moyens mandats… ou les traitant en priorité basse.
Cela peut créer :
- des retards
- une qualité inégale
- des annulations de dernière minute
- un service minimal
Ce qu’il faut faire :
Opter pour un fournisseur qui valorise la relation client et la qualité du travail, peu importe l’envergure du projet.
Décora Événements traite chaque événement avec le même niveau de soin — mariage intime ou gala de 500 personnes.
6. L’absence de contrat clair
Sans contrat clair, tout devient flou :
- ce qui est inclus
- ce qui ne l’est pas
- les responsabilités
- les délais
- les politiques d’annulation
Ce qu’il faut faire :
Toujours exiger un document détaillé. Un fournisseur sérieux est structuré et transparent.
7. Une logistique improvisée
Même le plus beau décor ou le meilleur traiteur peut ruiner une expérience s’il n’y a pas :
- un horaire d’installation
- un plan de salle clair
- des responsables identifiés
- une coordination entre les fournisseurs
Ce qu’il faut faire :
Choisir des fournisseurs habitués à travailler en équipe et capables de s’intégrer dans un événement global, pas juste leur “portion”.
8. Un manque de réalisme dans la promesse
Certains fournisseurs promettent plus qu’ils ne peuvent livrer :
- délais impossibles
- décors copiés de Pinterest sans comprendre la technique
- prix trop bas pour être réalistes
- matériel qui n’existe pas ou n’est plus disponible
Ce qu’il faut faire :
Privilégier les équipes qui donnent des réponses honnêtes et des alternatives réalistes.
En conclusion : choisissez des fournisseurs qui simplifient votre événement, pas qui le compliquent
Un bon fournisseur :
- est transparent
- répond rapidement
- s’adapte
- offre des solutions
- respecte votre budget
- comprend votre vision
- améliore l’expérience, au lieu de l’alourdir
Décora Événements se démarque par son approche humaine, sa communication claire, sa transparence et sa capacité à livrer une expérience fluide, belle et sans stress — du premier message jusqu’au démontage.